Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение Ленинградской области
«Лесобиржская школа-интернат, реализующая адаптированные образовательные программы»

Рассмотрено и рекомендовано
к утверждению
педагогическим советом
протокол № 2 от 01. 11. 2023г.

«Утверждено»
приказом от 15.01. 2024г. № 2 осн./деят.

ПОЛОЖЕНИЕ
о формировании, ведении и хранении личных дел обучающихся
1. Общие положения
1.1.Настоящее положение разработано с целью регламентации работы с личными делами
обучающихся ГБОУ ЛО «Лесобиржская школа-интернат» (далее школа-интернат) и
определяет порядок действий всех категорий сотрудников школы-интерната,
участвующих в работе с вышеназванной документацией.
1.2.Настоящее Положение разработано в соответствии с:
 Федеральным законом № 273-ФЗ от 29.12.2012 года «Об образовании в Российской
Федерации» в редакции от 25.07. 2022 года;
 Федеральным законом от 27.07.2006 года № 152 «О персональных данных» с
изменениями от 02.07. 2021 года;
 Приказом Министерства Просвещения Российской Федерации № 458 от 02.09.2020
года «Об утверждении порядка приема на обучение по образовательным
программам начального общего, основного общего и среднего общего
образования» с изменениями от 08.10.2021 года;
 Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12.03.
2014 года №177 «Об утверждении порядка и условий осуществления перевода,
обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную
деятельность по образовательным программам начального общего, основного
общего и среднего общего образования в другие организации, осуществляющие
образовательную
деятельность
по
образовательным
программам
соответствующего уровня и направленности» с изменениями от 17.01.2019 года;
 Уставом Учреждения.
1.3.Настоящее “Положение” утверждается Приказом по школе-интернату и является
обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников.
Нарушение настоящего порядка рассматривается в соответствии с ТК РФ.
1.4.Личное дело является документом обучающегося, и ведение его обязательно для
каждого обучающегося школы.
2. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу-интернат
2.1.Личные дела обучающихся оформляются администрацией при поступлении
обучающихся в школу-интернат (в срок не более 5 рабочих дней со дня подачи пакета
документов), о чем делается соответствующая запись в «Алфавитной книге записи
обучающихся». Личному делу присваивается номер, согласно «Алфавитной книге
записи обучающихся».
2.2.Личные дела оформляются администрацией при поступлении обучающегося в
школу-интернат на основании:

1

 заявления родителя (законного представителя).
2.3.Для оформления личного дела должны быть предоставлены следующие документы:
 заключение
областной
или
муниципальной
ПМПК
(психолого-медико-педагогической комиссии);
 справка на индивидуальное обучение на дому*
 копия свидетельства о рождении (и копия паспорта обучающегося, начиная с 14
лет, стр.2,3,5);
 медицинская карта, прививочный сертификат (в дальнейшем находится у
медицинского работника);
 копия страхового медицинского полиса обязательного страхования граждан;
 копия действующей справки МСЭ (медико-социальной экспертизы) † на одном
листе с двух сторон;
 копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
 копия карты ИПР‡ (индивидуальная программа реабилитации);
 копии паспортов родителей (законных представителей) (стр.2,3,5,14,16-17);
 копия Постановления об утверждении опеки, удостоверения опекуна§;
 договор с родителями об оказании образовательных услуг (подписанный двумя
сторонами);
 цветная фотография ребенка размером 6х4 см.
Все копии должны быть заверены. Заверяют родители по месту жительства или
администрация школы при предъявлении оригинала.
2.4.Для поступления в 10-11 класс дополнительно предоставляются следующие
документы:
 личное заявление обучающегося (если есть 18 лет) или родителей (законных
представителей);
 свидетельство об образовании.
2.5.При поступлении обучающихся из других школ новое личное дело не заводится, ему
присваивается другой номер, согласно записи в «Алфавитной книге записи
обучающихся», в личной карте обучающегося делается отметка о прибытии в
школу-интернат, пополняется недостающими документами, согласно пункта 2.3
настоящего Положения.
3. Порядок ведения и хранения личных дел. Состав личного дела.
3.1.Администрация вносит изменения в личные дела: сведения о прибытии или выбытии
(куда выбыл, откуда прибыл, № и дата приказа),
3.2.Классные руководители заполняют в личной карте обучающегося «Общие сведения об
обучающемся» и вносят изменения о перемене адреса (делается запись, с какого числа
у обучающегося изменился адрес проживания и указывается новый), выставляют
годовые оценки, пропуски уроков за год и заверяют их гербовой печатью в конце
учебного года.
3.3.В состав личного дела входят следующие документы:
 опись документов личного дела (см. приложение №2);
 заявление родителя (законного представителя);
 заключение районной или областной ПМПК (психолого-медико-педагогической
*

для обучающихся на дому

†

для детей-инвалидов

‡

для детей-инвалидов

§

для опекаемых

2

комиссии);
 справка на индивидуальное обучение на дому;
 распоряжение учредителя об организации обучения на дому;
 копия свидетельства о рождении (копия паспорта учащегося, начиная с 14 лет,
стр.2,3,5);
 личная карта обучающегося;
 свидетельство об образовании (для учащихся 10, 11 классов);
 копия страхового медицинского полиса обязательного страхования граждан;
 копия действующей справки МСЭ (медико-социальной экспертизы) на одном
листе с двух сторон;
 копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
 копия карты ИПР (индивидуальная программа реабилитации);
 копии паспортов родителей (законных представителей) (стр.2,3,5,14,16-17);
 копии Постановления об утверждении опеки, удостоверения опекуна;
 доверенность родителей (законных представителей) на передачу ребенка, в случае
невозможности самостоятельно забирать обучающегося из ОУ после уроков, на
выходные и праздничные дни, родственникам и другим доверенным лицам;
 расписка родителей (законных представителей) о разрешении на самостоятельное
передвижение учащегося: по городу; самостоятельное возвращение домой после
уроков; самостоятельные поездки домой на выходные и праздничные дни;
 договор с родителями об оказании образовательных услуг;
 акт обследования семьи обучающегося (1 раз в год)
 в отдельном файле иные документы (характеристики, приказы о поощрениях и
наказаниях, протоколы школьного ППк и иные документы).
3.4.Классные руководители заполняют опись имеющихся документов, отвечают за
достоверность данных, за наличие документов в соответствии со списком, за
расположение документов в соответствующем порядке, указанном в Положении, за
своевременное обновление указанных документов (проводить сверку документов не
реже 1 раза в полугодие).
3.5.Личные дела обучающихся каждого класса хранятся в отдельных скоросшивателях, в
алфавитном порядке собранных в папку. В состав папки входят:
 список обучающихся класса в алфавитном порядке (см. приложение №1);
 личные дела всех обучающихся.
4. Доступ к личным делам обучающихся
4.1.Доступ к личным делам учащихся имеют:
 администрация;
 классный руководитель;
 воспитатели данной группы обучающихся;
 социальный педагог, педагог-психолог, учитель-логопед, учитель-дефектолог;
 секретарь.
Другим участникам образовательного процесса информация предоставляется только
классным руководителем или воспитателями.
4.2.Лица, имеющие доступ к личным делам обучающихся, несут ответственность за
распространение персональных данных обучающихся в соответствии с
законодательством.
4.3.Личные дела выдаются сотрудникам, имеющим доступ к личным делам, под роспись в
«Книге регистрации выдачи личных дел обучающихся» не более чем на один рабочий
день.

3

5. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из школы-интерната
5.1.Выдача личных дел производится заместителем директора по учебной работе.
5.2.Секретарь регистрирует выдачу личного дела в “Книге движения личных дел
учащихся”.
5.3.Выдача личных дел осуществляется только родителям (законным представителям)
после предоставления следующих документов:
 заявление на имя директора школы-интерната (см. приложение №3);
 подписанный обходной лист;
 в случае выбытия обучающегося в течение учебного года, справку-подтверждение
из учебного заведения, в которое поступает обучающийся.
5.4.При выдаче личного дела секретарь оформляет запись в алфавитной книге о выбытии
обучающегося.
5.5.В тех случаях, когда выбытие происходит в течение учебного года по окончании
четверти, классным руководителем в личное дело делается выписка четвертных оценок
из классного журнала.
5.6.В случаях выбытия в течение четверти делается выписка текущих оценок. При
выбытии обучающихся 10 и 11 классов выдается личное дело и свидетельство об
образовании.
5.7.Личные дела окончивших школу-интернат или выбывших по иным причинам
заместитель директора передает в архив, где они хранятся на протяжении 75 лет,
согласно Номенклатуре дел.
6. Заключительные положения
6.1.Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения приказом директора
школы-интерната.
6.2.В случаях, не предусмотренных настоящим Положением, администрация и
должностные лица школы-интерната в вопросах формирования, ведения и хранения
личных дел обучающихся руководствуются законодательством Российской
Федерации, Уставом и иными нормативными документами школы-интерната.
6.3.Дополнения и изменения в настоящее Положение вводятся приказом директора
школы-интерната.
6.4.Настоящее Положение после вступления в силу действует до его отмены или принятия
нового Положения по приказу директора школы-интерната.

4

Приложение №1
к Положению о формировании, ведении и
хранении личных дел обучающихся

«УТВЕРЖДАЮ»
Директор ГБОУ ЛО «Лесобиржская
школа-интернат»_________/_____________/
01 сентября 20__г.

Список обучающихся _____ класса.
Номер
личного
дела

Ф. И. О. обучающегося

Дата рождения

Номера св-ва о
рождении и
паспорта

Движение
обучающегося
в течение
учебного года

Классный руководитель _______/_____________/

5

Приложение №2
к Положению о формировании, ведении и
хранении личных дел обучающихся
Внутренняя опись документов дела № _______
_______________________________________ года рождения
№ п/п

Дата
документа

Заголовок документа

Кол-во
листов

Примечание

Заявление родителей или
законных представителей в
ОУ
Заключение ПМПК
Заверенная копия
свидетельства о рождении
(копия паспорта)
Копия свидетельства об
окончании обучения (для 10-11
классов)

Личная карта обучающегося
№ ___
Заверенная копия страхового
медицинского полиса.
Заверенная копия справки об
инвалидности обучающегося.
Индивидуальная программа
реабилитации или абилитации
ребенка-инвалида.

Заверенная копия СНИЛС
Заверенная копия паспорта
родителей или законных
представителей.
Справка о регистрации (ф.
№9)
Доверенность родителей на
передачу ребенка в случае
невозможности самостоятельно
забрать обучающегося из ОУ
после уроков (расписка
родителей о самостоятельном
проезде обучающегося

Договор с родителями на
оказание образовательных
услуг.
Акт обследования семьи
обучающегося.
Иные документы
(характеристики, приказы о
поощрениях и наказаниях,
протоколы школьного ППк и
др.).

6

Приложение №3
к Положению о формировании, ведении и
хранении личных дел обучающихся
Директору
ГБОУ ЛО «Лесобиржская школа-интернат»
_____________________________
от_____________________________
_______________________________

Заявление.
Прошу выдать личное дело моей(го) дочери (сына)____________________________________
_______________________________ года рождения, обучающейся(гося) ____________ класса
в связи с ________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

___________/___________________/
(подпись

расшифровка)

«___»_________________20____г.

7